La dématérialisation en quelques mots

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

En marchés publics, la dématérialisation (démat’ pour les initiés), c’est la possibilité de conclure des contrats par voie électronique, soit par l’utilisation de la messagerie électronique (mail), soit par l’emploi d’une plateforme en ligne sur Internet… la finalité étant de considérer le flux dématérialisé comme la norme et le flux « papier » comme l’exception transitoire appelée à disparaître !

 

A qui s’adresse-t-elle ?

Acheteurs publics (ville, département, région, Etat….), grandes entreprises, PME/TPE, auto-entreprises ; bâtiments, travaux publics, prestataires de services … en conclusion, tous les secteurs d’activité sont concernés.

 

Dans combien de temps ?

Maintenant …. ou presque ! A compter du 1er octobre 2018, toutes les communications et tous les échanges d’informations liés aux marchés publics seront effectués par des moyens de communication électronique (article 41.I du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics), sauf exceptions dûment mentionnées à l’article 41.II précité.

 

CONCLUSION : PLUS DE PAPIER !

 

ET CONCRèTEMENT, QUE FAIT-ON ?

La ville du Muy vous propose cette feuille de route vers 2018 :

01/12/2017 : toutes les correspondances avec les candidats seront obligatoirement dématérialisées pour tous les marchés publics d’un montant ≥ 25.000,00 euros Hors Taxes

01/01/2018 : toutes les consultations d’un montant ≥ 25.000,00 euros Hors Taxes permettront le dépôt dématérialisé

01/07/2018 : toutes les attributions seront publiées sur le profil acheteur (open data)

01/10/2018 : toutes les offres pour tous les marchés publics d’un montant ≥ 25.000,00 euros Hors Taxes seront obligatoirement dématérialisées ; accès libre, direct et complet aux données essentielles des marchés publics d’un montant ≥ 25.000,00 euros Hors Taxes ainsi qu’à leurs éventuelles modifications (open data) 

Pour respecter ces échéances, chaque acteur de la commande publique doit se préparer dès maintenant à sauter le pas de la démat’ ! 

Ce qui veut dire :

Pour la ville :

Ä Mise en ligne des dossiers de consultation via sa plateforme de dématérialisation valant profil acheteur (« marches-publics.info » de la société AWS, accessible depuis le site Internet de la ville) : ce service a été mis en place depuis plusieurs années et fonctionne très bien. Il a permis de supprimer presque totalement les retraits « papier » (deux en 2015 et un seul en 2016 !).

 

Ä Communiquer avec les opérateurs économiques uniquement via la plateforme de dématérialisation : cette possibilité est encore trop rarement utilisée. Pour la développer et l’imposer d’ici décembre 2017 pour tous les marchés publics d’un montant supérieur ou égal à 25.000,00 euros Hors Taxes, les règlements de la consultation (RC) seront remaniés, aucun renseignement sur la consultation ne sera plus donné par téléphone, télécopie ou mail, et les questions posées autrement que par la plateforme ne seront plus prises en compte.

 

Ä Accepter les réponses électroniques : cette faculté est aujourd’hui admise dans la plupart des marchés publics lancés par la ville, sauf pour les contrats d’un montant inférieur à 25.000,00 euros Hors Taxes. Pour rappel, au 1er octobre 2018 au plus tard, la réponse électronique sera obligatoire pour tous les marchés publics d’un montant supérieur ou égal à 25.000,00 euros Hors Taxes.

 

Ä Open data (ou « donnée ouverte ») : dans un premier temps, la ville du Muy s’engage à publier sur sa plateforme ses avis d’attribution. A compter du 1er octobre 2018, les données essentielles de tous ses marchés publics d’un montant supérieur ou égal à 25.000,00 euros Hors Taxes et les éventuelles modifications apportées seront publiées sous un format pivot, normalisé et facilement réutilisable.

 

Ä Eviter la rematérialisation des offres : pour l’instant, la ville rematérialise les plis arrivés électroniquement et les notifie sous leur forme « papier » ; à termes, et pour rester dans la logique du « plus de papier », la commune s’engage à ne plus rematérialiser les offres des candidats.

 

Pour les candidats (vous pouvez aussi vous reporter aux Conditions Générales d’Utilisation – CGU - annexées à chaque RC ou disponibles dans votre espace Fournisseur sur la plateforme de dématérialisation) :

 

Ä Télécharger les dossiers de consultation : c’est une démarche déjà comprise et mise en œuvre. En revanche, les services associés à ce téléchargement sont trop souvent ignorés et pourtant, ils peuvent simplifier vos réponses …

→ Pour télécharger, vous devez vous inscrire sur AWS-Fournisseurs (plateforme) en remplissant une fiche comportant quelques renseignements : coordonnées, numéro SIRET, effectifs, type d’activité exercée, etc. C’est important, car en indiquant ces informations une fois, et à condition de les remettre régulièrement à jour, la ville n’aura plus qu’à les récupérer si elles sont manquantes à votre candidature, sans avoir à vous adresser de demande complémentaire (et donc sans perte de temps)

 

→ Un « coffre-fort » sécurisé et gratuit est à votre disposition en accompagnement de cette fiche : vous pouvez y stocker tous les documents qui vous seront obligatoirement demandés si vous êtes attributaire : attestations fiscales et sociales, extrait K-bis, attestation d’assurances… là aussi, la procédure s’en trouve simplifiée et les délais de traitement raccourcis !

 

Ä Correspondre avec l’acheteur public uniquement par le biais de la plateforme de dématérialisation (même en cas de réponse « papier » jusqu’au 1er octobre 2018) : c’est déjà possible, mais bien souvent les candidats préfèrent adresser leurs demandes par téléphone ou directement sur la boîte mail de la personne publique. Dans un souci de transparence et d’égalité de traitement des candidats, il est pourtant recommandé de poser ses questions via la plateforme de dématérialisation. Ainsi, vous pourrez garder trace de toute votre correspondance avec la ville, des éventuelles modifications et informations complémentaires liées à un marché public donné, etc.  Pour ce, vous devez disposer d’une adresse courriel et vous devez vérifier régulièrement vos mails. Attention, cette adresse permettra à la commune de communiquer avec vous pendant toute la durée de la mise en concurrence, mais également de vous envoyer des LRE (lettres recommandées électroniques) utilisées soit pour la notification du contrat, soit pour celle du rejet de votre offre. Vérifiez donc que votre anti-spam n’est pas trop actif ! Bon à savoir, vous avez également la possibilité d’indiquer une adresse courriel secondaire. Enfin, pour rappel, les communications et les échanges d’informations acheteur public / candidats devront obligatoirement avoir lieu par voie électronique à compter du 1er octobre 2018, et ce pour tous les marchés publics d’un montant supérieur ou égal à 25.000,00 euros Hors Taxes.

 

Ä Répondre électroniquement : techniquement, c’est déjà possible sur de nombreux marchés publics de la ville, mais trop peu s’y « risque ». Dommage : outre le gain de temps (et d’argent), la ville vous assure un traitement à l’identique par rapport aux réponses « papier ». Et puisqu’au 1er octobre 2018, vous serez tenu de répondre électroniquement pour les marchés publics d’un montant supérieur ou égal à 25.000,00 euros Hors Taxes, autant le faire dès maintenant, à votre rythme, et non dans l’urgence. Il vous faut quand même respecter quelques conditions (pour les détails de ces conditions, vous pourrez vous reporter à l’annexe intitulée « comment répondre électroniquement à un marché public », à paraître prochainement sur le site Internet de la ville) :

→ Votre PC doit être équipé des logiciels nécessaires pour que vos documents soient générés sous les formats acceptés par la ville (indiqués à chaque RC) et pour permettre d’apposer votre signature en cas d’attribution (logiciel d’outil de signature couplé à un certificat électronique de signature comme détaillé ci-après)

 

→ Vous devez disposer des certificats de signature électronique adéquats (formats PAdES ou CAdES à l’horizon 2018) qui doivent être conformes au RGS (Référentiel Général de Sécurité). Un test de la conformité de votre certificat est possible sur la plateforme de dématérialisation, ainsi qu’un tutoriel (dans l’onglet « pratique, procédure de co-signature »). Attention, ces certificats de signature payants s’obtiennent sur dossier et sont remis par l’Autorité de Certification : prévoir un délai d’environ deux semaines pour leur obtention

 

→ Votre PC doit être protégé par un antivirus professionnel régulièrement mis à jour, tout fichier communiqué par vous et contenant un virus informatique étant réputé n’avoir jamais été transmis

 

→ Pour déposer vos offres électroniques, vous devez anticiper sur les dates et heures de dépôt limites fixées par chaque RC : par exemple, si la date limite de réception des offres est fixée au vendredi 24 novembre 2017 à 16h00, ne commencez pas votre dépôt électronique ce jour-là à 15h50 !

Attention également à la taille de votre pli global (voir les CGU).

La plateforme de dématérialisation de la ville propose des services de test dans votre Espace Fournisseurs (dans l’onglet « pratique, tutoriel : déposer un pli ») ou sur http://www.marches-publics.info/pratique-depotdetest.htm. Vous pouvez également contacter son service d’assistance (réactif) au 04.80.04.12.60. Enfin, si vous n’êtes pas certain d’avoir écarté tout risque de virus ou si vous craignez un dysfonctionnement de la plateforme de dématérialisation, vous avez la possibilité d’adresser à la ville et sous certaines conditions une copie de sauvegarde sur papier ou sur support physique numérique (détails donnés aux CGU).

 TELECHARGER LA REPONSE ELECTRONIQUE A UN MARCHE PUBLIC EN CLIQUANT SUR CE LIEN

EN CAS DE DIFFICULTE, N’HESITEZ PAS A PRENDRE CONTACT AVEC LE SERVICE DES MARCHES PUBLICS QUI S’EFFORCERA DE REPONDRE AU MIEUX A TOUTES VOS QUESTIONS (marches.publics@ville-lemuy.fr ou 04.94.19.84.24.)

 

 

TOUS A VOS CLAVIERS !

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